Meja penerima tamu

Cara kerjanya

RSVP adalah janji datang. Di hari acara, yang penting adalah siapa yang benar-benar hadir. Catatan itu kami sebut Kedatangan, lengkap dengan jumlah orang yang datang. Satu tamu punya satu Kedatangan, walaupun acaranya ada akad dan resepsi.

Ada tiga pihak yang terlibat:

• Kamu, pemilik undangan, membuat Tautan Resepsionis dan melihat rekapnya.
• Resepsionis, keluarga atau panitia yang menjaga meja penerima tamu, membuka tautan itu di HP-nya. Resepsionis tidak perlu akun atau login.
• Tamu menunjukkan QR Kode Kedatangan dari undangannya sendiri.

Resepsionis hanya melihat nama tamu, Kuota, dan jawaban RSVP. Nomor WhatsApp tidak pernah tampil di halaman resepsionis.

Persiapan sebelum hari acara

1. Lengkapi daftar tamu dan kirim tautan pribadi. QR hanya muncul untuk tamu yang membuka tautan pribadinya dari daftar tamu. Tamu yang membuka tautan umum undangan tidak punya QR, jadi Resepsionis perlu mencari namanya.
2. Buat Tautan Resepsionis. Buka Undangan saya, pilih Hari acara, lalu tekan Buat Tautan Resepsionis. Selama tautan ini aktif, QR muncul di undangan setiap tamu.
3. Atur pengaturan hari acara. Putuskan apakah Resepsionis boleh menambah tamu dan apakah Layar Sambutan dinyalakan, lalu tekan Simpan. Keduanya mati sampai kamu menyalakannya.
4. Kirim tautannya ke Resepsionis. Pakai tombol Kirim ke resepsionis via WhatsApp atau Salin. Satu tautan boleh dibuka di beberapa HP sekaligus, cocok untuk meja penerima tamu yang dijaga beberapa orang.
5. Minta Resepsionis membuka tautannya sebelum hari acara, saat sinyal masih bagus. Daftar tamu tersimpan di HP-nya, jadi halaman tetap bisa dipakai walaupun sinyal di gedung hilang. Pastikan juga browser diizinkan memakai kamera.
6. Coba sekali. Masukkan dirimu sebagai tamu, buka tautan pribadimu, lalu minta Resepsionis memindai QR-nya. Setelah berhasil, batalkan Kedatangan uji coba itu dari Rekap kedatangan.

QR di undangan tamu

Selama Tautan Resepsionis aktif, tamu yang membuka tautan pribadinya melihat QR Kode Kedatangan. Kalau template menyediakan tempat untuk QR, kodenya tampil di bagian itu. Kalau tidak, muncul tombol bulat kecil bertuliskan QR di pojok kiri bawah. Tombol itu membuka QR di layar penuh, lengkap dengan nama tamu dan tulisan "Tunjukkan QR ini ke penerima tamu saat datang."

Kode Kedatangan terpisah dari tautan undangan. Orang yang memotret QR itu tidak bisa membuka undangan atas nama tamu tersebut.

Kirim pengingat ke tamu sehari sebelum acara supaya mereka menyiapkan undangannya. Layar HP yang terlalu redup kadang sulit dipindai, jadi sarankan tamu menaikkan kecerahan layar.

Mencatat tamu yang datang

Bagian ini bisa kamu teruskan ke Resepsionis.

1. Buka Tautan Resepsionis, lalu tekan Nyalakan kamera.
2. Arahkan kamera ke QR di undangan tamu. Kalau tamu tidak bisa menunjukkan QR, ketik namanya di Cari nama tamu.
3. Periksa nama, Kuota, dan jawaban RSVP-nya. Jumlah orang sudah terisi dari RSVP. Ubah dengan tombol − dan + kalau yang datang berbeda.
4. Tekan Catat datang. Penghitung "tamu sudah datang" ikut bertambah.

Jumlah yang melebihi Kuota tetap bisa dicatat. Resepsionis melihat peringatan "Melebihi Kuota", dan kamu bisa menyaring tamu seperti itu di rekap.

Kalau tamu sudah tercatat, Resepsionis melihat jam kedatangan dan jumlah orangnya. Resepsionis tidak bisa mengubah atau membatalkan Kedatangan. Hanya kamu yang bisa, dari Rekap kedatangan.

Tamu yang belum terdaftar

Ada saja tamu yang datang tapi tidak ada di daftar, misalnya pasangan atau rekan yang diajak tamu lain. Sakelar Resepsionis boleh menambah tamu mati sampai kamu menyalakannya.

Kalau dinyalakan dan nama tamu tidak ditemukan, Resepsionis bisa mengetik nama dan jumlah orangnya, lalu menekan Tambah dan catat datang. Tamu itu masuk ke daftar tamumu dengan tanda Ditambahkan di tempat. Kalau namanya sama dengan tamu lain, rekap menandainya Mungkin dobel supaya kamu bisa merapikannya setelah acara.

Saat sinyal hilang

Sinyal di gedung sering hilang, terutama saat tamu ramai. Resepsionis tetap bisa mencatat. Catatan disimpan di HP-nya dan terkirim sendiri begitu sinyal kembali. Status di halaman Resepsionis menunjukkan keadaannya:

• Tersambung · semua catatan terkirim: semua aman.
• Offline · 3 catatan menunggu sinyal: catatan tersimpan di HP dan menunggu dikirim.
• Mengirim 3 catatan…: sinyal kembali dan catatan sedang dikirim.

Kalau dua HP mencatat tamu yang sama, catatan yang lebih dulu yang dipakai, dan HP lainnya diberi tahu.

Layar Sambutan

Layar Sambutan menampilkan "Selamat datang, …" dengan nama tamu setiap kali Kedatangannya tercatat. Tampilannya bisa muncul di HP Resepsionis, atau di laptop atau TV di dekat pintu masuk.

Untuk layar besar, nyalakan Layar Sambutan, tekan Buat Tautan Layar Sambutan, lalu buka tautannya di laptop atau TV yang tersambung internet dan tekan Layar penuh. Tautan ini hanya bisa menampilkan nama. Ia tidak bisa mencatat tamu atau melihat RSVP, dan bisa dicabut terpisah dari Tautan Resepsionis.

Hanya nama yang tampil, tapi semua orang di sekitar layar bisa melihatnya. Karena itu Layar Sambutan mati sampai kamu menyalakannya.

Rekap kedatangan

Dari halaman Hari acara, tekan Lihat rekap kedatangan. Rekap menunjukkan berapa orang yang sudah datang dibandingkan janji RSVP, dan diperbarui sendiri selama acara.

Saring daftar untuk melihat tamu yang Sudah datang, Belum datang, Melebihi Kuota, Ditambahkan di tempat, atau Mungkin dobel. Tekan Koreksi pada seorang tamu untuk mengubah jumlah orang yang datang, atau Batalkan kedatangan kalau tercatat keliru.

Setelah acara, unduh semua tamu beserta kedatangannya sebagai CSV dari halaman rekap. Kedatangan juga ikut terbawa di ekspor CSV daftar tamu.

Setelah acara

1. Pastikan setiap HP Resepsionis menunjukkan Tersambung · semua catatan terkirim.
2. Minta Resepsionis menekan Keluar dan hapus data dari HP ini. Kalau masih ada catatan yang belum terkirim, HP menolak keluar dan meminta menunggu sinyal.
3. Tekan Cabut tautan di halaman Hari acara. Tautan langsung berhenti bekerja, QR di undangan tamu hilang, dan data tamu di HP Resepsionis terhapus begitu HP-nya tersambung internet.

Kedatangan yang belum sempat terkirim saat tautan dicabut tidak hilang diam-diam. Resepsionis melihat daftarnya dan diminta meneruskannya ke kamu, lalu menekan Sudah saya teruskan, hapus dari HP ini.

Kalau ada kendala

Kamera tidak bisa dibuka

Browser belum diizinkan memakai kamera. Izinkan akses kamera di pengaturan browser. Sambil menunggu, Resepsionis tetap bisa mencari nama tamu.

"QR ini bukan Kode Kedatangan undangan ini"

QR yang dipindai tidak cocok dengan tamu mana pun di undangan ini, misalnya QR dari undangan lain. Cari namanya saja.

Tamu tidak membawa HP atau tidak menemukan undangannya

Ketik namanya di Cari nama tamu. QR hanya mempercepat, bukan syarat.

Tautan Resepsionis tersebar ke orang lain

Tekan Ganti tautan. Tautan lama langsung berhenti bekerja, lalu kirim tautan baru ke Resepsionis yang bertugas. QR di undangan tamu tetap berlaku.

"Akses resepsionis sudah ditutup"

Tautan sudah dicabut atau diganti. Kalau Resepsionis masih bertugas, kirimkan tautan yang baru.